Privatlivspolitik 

1. Hvem er vi?

Vores identitet og kontaktoplysninger er:

Lex Futura A/S
c/o INCUBA
Inge Lehmanns Gade 10, 7. Sal.
8000 Aarhus C

CVR: 43983725

contact@lexfutura.eu

www.lexfutura.eu

2. Formål og hjemmel

2.1 Hvis du har sendt en ansøgning til os

Behandling af dine personoplysninger sker som led i vores håndtering af din ansøgning om ansættelse hos os. Det omfatter blandt andet, at vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores rekrutteringsproces, herunder bedømmelse af dig som ansøger og indkaldelse til (opfølgende) samtaler.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV, karakterudskrift og eventuelle bilag med henblik på at evaluere din ansøgning. Disse personoplysninger behandles hovedsageligt af hensyn til indgåelse af en ansættelseskontrakt med dig (kontraktgrundlaget), [1] som følge af en retlig forpligtelse, som påhviler os, f.eks. dokumentation for efterlevelse af lovgivningen, [2] og vores legitime interesse i at behandle oplysninger, du selv har givet os. [3] Vi har i den forbindelse vurderet, at vores legitime interesse i at drive vores virksomhed og i den sammenhæng at rekruttere går forud for dine grundlæggende rettigheder og interesser.

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder dit CPR-nr., oplysninger om evt. strafbare forhold eller følsomme personoplysninger, som f.eks. informationer, der afslører f.eks. medlemskab af en fagforening eller dine helbredoplysninger. Hvis oplysning om dit helbred er nødvendig, f.eks. som følge af din oplysningspligt efter dansk ret, [4] fordi din sygdom eller har symptomer på en sygdom, vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde, behandles dine helbredsoplysninger (følsomme personoplysninger) for at opfylde vores arbejdsretlige forpligtelser. [5]

2.2 Hvis du er kontaktperson hos en af vores samarbejdspartnere

Behandling af dine personoplysninger sker som led i vores håndtering af din henvendelse, eller vores henvendelse til dig. Det omfatter blandt andet, at vi behandler dine personoplysninger med henblik på at kommunikere med dig som led i vores rådgivningsvirksomhed, vores bestilling af produkter og/eller services eller lignende i den virksomhed, som du arbejder for.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger, som kontaktinformationer (navn, e-mailadresse og telefonnummer), arbejdsstilling og -sted samt de oplysninger, som du giver i forbindelse med vores korrespondance. Disse personoplysninger behandles hovedsageligt af hensyn til at kunne behandle de sager, vi har modtaget af dig på vegne af din organisation, eller hvis vi bestiller produkter eller services hos den virksomhed, som du arbejder for. [6] Vi har i den forbindelse vurderet, at vores legitime interesse i at drive vores virksomhed, herunder at kommunikere med dig om rådgivningssagen eller vores ordre går derfor forud for dine grundlæggende rettigheder og interesser. Vi har lagt vægt på, at du har henvendt dig til os.

Personoplysningerne kan også blive behandlet som følge af en retlig forpligtelse, som påhviler os, f.eks. dokumentation for efterlevelse af lovgivningen. [7]

Vi behandler hverken dit CPR-nr., oplysninger om evt. strafbare forhold eller følsomme personoplysninger. Hvis du vurderer, at sådanne oplysninger er nødvendigt for os at behandle i forbindelse med korrespondancen, skal du kontakte os på forhånd.

2.3 Hvis du er borger

Behandling af dine personoplysninger sker som led i vores varetagelse af en henvendelse fra dig eller vores kunde. Det omfatter blandt andet, at vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med at kunne give dig et svar på din henvendelse eller håndtere en sag, der omhandler dig eller en anden, som du har en relation til.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger, som navn og e-mailadresse samt de oplysninger, som du – eller vores kunde – giver i forbindelse med henvendelsen. Vi har en legitim interesse i at behandle de oplysninger, du – eller vores kunde – har givet os. [1] Vi har i den forbindelse vurderet, at vores legitime interesse i at drive vores virksomhed, herunder at varetage din sag som vi har modtaget fra dig eller vores kunde går forud for dine grundlæggende rettigheder og interesser.  I mange tilfælde relaterer vores rådgivning sig til din grundlæggende ret til databeskyttelse, hvorfor behandlingen af dine personoplysninger også sker i din interesse.

Personoplysningerne kan også behandles som følge af en retlig forpligtelse, som påhviler os, f.eks. vores dokumentation for efterlevelse af lovgivningen. [2]

Vi anbefaler, at henvendelsen ikke indeholder dit CPR-nr., oplysninger om evt. strafbare forhold eller følsomme personoplysninger. Skulle din eller vores kundes henvendelse indeholde nødvendige følsomme personoplysninger om dig som borger, behandles disse af hensyn til væsentlige samfundsinteresser [3] (inkl. den relevante særlovgivning) sammenholdt med vores rolle som DPO og de forpligtelser, som følger af den. [4]

2.4 Hvis du deltager i vores netværk, undervisning eller kurser

Behandling af dine personoplysninger sker som led i din deltagelse i de netværk, undervisningsaktiviteter eller kurser, som vi faciliterer. Det omfatter blandt andet, at vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med planlægning, afvikling og eventuel opfølgning på det enkelte netværk eller undervisning.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger, såsom dine kontaktinformationer (navn, telefonnummer og mail), din arbejdsstilling og -sted, din deltagelse i selve netværk, undervisning eller kurser, dine eventuelle madpræferencer. Vi kan behandle øvrig information, som du oplyser os om, f.eks. at du er forhindret i at deltage i et netværk på grund af en uspecificeret sygdom eller forslag til emner til kommende netværksmøder.

Dine almindelige personoplysninger behandles hovedsageligt af hensyn til vores opfyldelse af aftalen med dig (kontraktgrundlaget), [5] vores legitime interesse i at drive vores virksomhed, [6] eller som følge af en retlig forpligtelse, som påhviler os, f.eks. dokumentation for iagttagelse af GDPR og bogføringslovens bestemmelser. [7] Vi har en legitim interesse i at drive vores virksomhed f.eks. i tilfældet af, at en kunde bestiller et kursus, som du deltager i, og denne interesse går forud for dine grundlæggende rettigheder og interesser.

Vi behandler hverken dine følsomme personoplysninger, dit CPR-nr. eller dine oplysninger om strafbare forhold.

3. Kategorier af modtagere

Dine personoplysninger vil ikke blive videregivet til modtagere udover få af vores betroede databehandlere. Se dog 3.1 om deltagelse i netværk, undervisning eller kurser.

3.1 Netværk, undervisning eller kurser

Visse af dine personoplysninger vil blive videregivet til din arbejdsgiver i forbindelse med vores fakturering for din deltagelse i GDPR-netværket. Desuden vil GDPR-netværkets deltagerliste, hvoraf dit navn, stilling og arbejdssted fremgår, blive udleveret til deltagere og eventuelle andre oplægsholdere.

4. Hvor stammer dine personoplysninger fra?

Dine personoplysninger har vi modtaget fra dig, fra vores kunder eller leverandører.

5. Overførsel af personoplysninger til tredjelande

Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

6. Sletning og opbevaring

Vi sletter dine personoplysninger, når behandling af disse ikke længere er nødvendig. Dine personoplysninger som bruges til dokumentationsformål, og som indgår i vores bogføringsmateriale opbevares i 5 år, regnet fra udgangen af det regnskabsår, som de pågældende personoplysninger relaterer sig til. [1] Tilsvarende for dine personoplysninger som indgår i vores dokumentation for efterlevelse af dansk lovgivning. [2]

6.1 Ansættelse

Hvis du bliver tilbudt en stilling hos os, vil dine relevante personoplysninger, indsamlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive overført til og opbevaret i din personalemappe hos Lex Futura. [3] Hvis du ikke tilbydes en stilling hos os, opbevarer vi din jobansøgning i en periode på 6 måneder efter vores afslag. Du kan til enhver tid henvende dig til os, hvis du ønsker, at vi sletter de personoplysninger, som du har afgivet i forbindelse med ansættelsesprocessen. Dine personoplysninger, som bruges til dokumentationsformål, f.eks. for påvisning af vores efterlevelse af lovgivning såsom ligebehandlingsloven, opbevares i op til 3 år. [4]

6.2 Netværk, undervisning og kurser

Dine personoplysninger opbevares som udgangspunkt i en periode på 3 år efter ophør af din udmeldelse af GDPR-netværket, [5] medmindre vi er forpligtede til at opbevare dine personoplysninger i en længere periode i henhold til lovgivningen eller med det formål at fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende. Visse personoplysninger om dig slettes straks på tidspunktet for din udmeldelse, f.eks. dine eventuelle madpræferencer.

7. Pligt til at afgive personoplysninger

Du har – som nævnt ovenfor – en lovpligtig oplysningspligt overfor os inden ansættelsen, hvis du lider af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved udførelsen af det pågældende arbejde for os.[1] Hvis du tilsidesætter denne oplysningspligt, kan det få konsekvenser for dit ansættelsesforhold.

Desuden er det nødvendigt, at du afgiver de personoplysninger, som er nødvendige for, at vi kan varetage rekrutteringsprocessen, herunder for at indgå en ansættelseskontrakt med dig, der opfylder kravene i ansættelsesbevisloven. Hvis du ikke vil afgive disse nødvendige personoplysninger, kan vi ikke tilbyde dig en ansættelse hos os.

8. Dine rettigheder

I henhold til GDPR har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os (se punkt 1).

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) – Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse) – Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning – I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, medmindre vi er forpligtede til at opbevare oplysninger for at opfylde en retlig forpligtelse.

Ret til begrænsning af behandling – Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse – Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) – Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Klage over vores behandling af dine oplysninger

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.